マンション管理相談室

このブログでは、マンション管理に関して、みなさんのお役に立つ記事を掲載します。

マンション管理における話し合いのポイント　続編　その１　

 

さて、「マンション管理における話し合いのポイント」の続編をご紹介します。

 

１．「どちらも正しい」からスタートする

２．話し合いの前提条件と準備、整理の進め方

３．一致点と対立点を区分けする

４．対立の原因を明らかにする

５．真の目的を確認する

６．すべてのアイデアを検討する

７．情報と熱意のギャップ

８．企業と非営利組織の違い

 

これらは、マンション管理における話し合いについて、考えたものですが、様々な場面で役立つ技術だと思っています。

これらを意識し、実行することは、面倒なようですが、話がこじれ、感情的な対立が大きくなってから、対応するよりも、安定した管理を継続することに役立ちます。

 

次回から、詳しくご紹介いたします。

  

 

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理事の皆さんに大きな負担がかかっている

無関心層が多過ぎる

理事の引き受け手がいない

専門委員会の活用方法がわからない

理事会や総会の出席率が低い

理事会の時間が長くなり過ぎる

管理会社と対等に交渉できるようにしたい

管理規約の改正をしたいが、検討する時間や人材が不足している

大規模修繕工事の準備の進め方がわからない

 など、これまで300組以上の皆様のご相談に対応した経験を活かして、様々なお悩みにお答えしております。

 

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※この記事は発行者の判断により構成されています。そして、あくまでも参考意見であります。法的根拠を保証するものではありません。また、実際の事例では状況により、判断が異なることが予想されます。従って、紹介事例をあてはめることは困難なケースも多いはずです。よくご検討の上、ご判断頂きますよう、お願いいたします。もし、何らかの損害を被られても一切の責任は負えません。

 

マンション管理における話し合いのポイント　その５

 

４．事前の合意事項の確認不足

 

事前の合意事項には、関係法令、管理規約・使用細則等、過去の総会決議、管理の基本、事実の確認などが含まれます。

管理組合では、理事会、専門委員会、意見交換会などで、話し合いが行われます。

この時、合意事項の確認不足が原因で、議論のかみ合わないケースが目立ちます。そのまま、激論を続け、関係を悪化させてしまうと、その修復はとても難しくなります。

例えば、管理費削減のため、清掃業務を見直そうとする場合、清掃業務の仕様（回数、使用器具、作業時間、委託金額等）を決める必要があります。このとき、住民の希望を確認しておかないと、新しい仕様で清掃を開始した際に苦情につながります。つまり、いくら安くなっても、汚れが目立っては満足しないことがあるわけです。しかし、あらかじめ、希望を確認し、かなり汚れが目立ってもよいから、とにかく安くしようと合意されていれば、このような不満は発生しないはずです。

 

これらのことに注意することで、問題の発生を少なくすることができるでしょう。

このとき、重要なのは、将来、確認しやすいよう、可能な限り、文書などで記録を残すことです。

論点がずれますが、一般的な議事録などでは、肝心な経緯や事情の背景などが省かれてしまい、記憶が薄れてから、読み返しても、当時の事情を推し量ることができません。その結果、その当時の結論に疑問や愚かさを感じたりすることがあります。

 

非公式なものでもかまわないので、詳しく、具体的に、記録を残し、改善策を考えるときの参考資料としての価値が高まるよう、努めたいものです。

 

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マンション管理における話し合いのポイント　その４

 

３．管理の基本の理解不足

 

さて、いよいよ管理組合の運営において、最も重要なテーマです。

 

「管理の基本の理解不足」は、すべての課題と日常に影響しますから、よく理解し、実践する必要があります。

 

管理の基本は、

「みんなのことを　みんなで考え　みんなで決めて　みんなで実行する」

ということです。

 

そして、その実行には、情報開示と透明性の確保が求められます。

また、同時に、手順を踏むことも重要です。なぜなら、手順を踏むことが、情報開示と透明性の確保や全員の正しい理解に役立ちますし、非営利組織においては手続き中の機会均等や公平性もトラブルの種になるからです。

これらは、難しくはありませんが、手間と時間がかかるので、面倒になり、つい、「まあ、これくらいでいいか」となりがちです。やっかいなのは、手間を省いても、大半のケースでは問題にならず、反応も薄いままになることです。そして、何かで、問題になってしまうと、信用の回復に時間を要してしまいます。

 

区分所有法にも、管理組合の意思は、集会(総会)による、とされています。これは、いうまでもなく、「全員でやる」ことを意味します。

 

「全員でやる」

これは、つまり、

「みんなのことを　みんなで考え　みんなで決めて　みんなで実行する」

ということなのです。

 

やはり、基本に戻ることは、重要なのです。

ところが、管理活動は、ついつい面倒に感じますし、標準管理規約にも、理事会を設置し、それなりの裁量を持たせていますから、「理事会に任せればいいや。」という雰囲気になってしまうのです。

 

それでいて、理事会の決定や判断によって、自分に都合の悪いことが起これば、苦情や文句を言いたくなります。

もともとは、全員がいつでも参加し、協力することを基本としているのですが、運用上の慣習が、それらを忘れさせ、結果として、よろしくない結果や雰囲気を作り出すのです。

実際、常に全員で話し合うことは、不可能でしょうが、せめて、管理の基本を知り、機会のあるたびに、思い出すようにしたいものです。

 

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マンション管理における話し合いのポイント　その３

 

２．関係法令、管理規約等の理解不足

 

前回と似ています。やはり、よく調べることが重要です。

ところが、現実には、新たに住宅を購入しますと、様々な手続き必要ですから、管理規約等の確認を後回しにしてしまう気持ちも理解できます。

 

今回は、ペット飼育の事例で考えてみましょう。

ペットの飼育が認められているマンションにも、それなりのルールや制限があるものです。ここでは、管理規約に「犬は、体長50センチ、体重10キロまで」と書かれていたとします。

ところが、不動産広告には、単に、「ペットOK」と書かれていました。

その結果、よく調べないままの途中入居者が、大型犬を連れていた、というようなことが発生するのです。

 

これは、管理規約を読んでいれば、防げるトラブルです。

なお、この場合、管理組合が責任を負う必要はありません。区分所有者と仲介業者が対応すべきことになります。もちろん、問い合わせがあった場合は、それについて、正確な事情を伝え、必要に応じて、全戸へ事情を知らせるなどすればよいでしょう。その後は、展開次第になります。

 

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など、これまで300組以上の皆様のご相談に対応した経験を活かして、様々なお悩みにお答えしております。

 

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※この記事は発行者の判断により構成されています。そして、あくまでも参考意見であります。法的根拠を保証するものではありません。また、実際の事例では状況により、判断が異なることが予想されます。従って、紹介事例をあてはめることは困難なケースも多いはずです。よくご検討の上、ご判断頂きますよう、お願いいたします。もし、何らかの損害を被られても一切の責任は負えません。

 

マンション管理における話し合いのポイント　その２

 

１．双方のコミュニケーション不足

 

ここで取り上げる事例は、興味深いものです。人は誰でも、自分なりの基準や常識などを持っています。

それは、便利であり、判断を早め、正確さを高めるというメリットを持っています。しかし、意外な落とし穴を作るものなのです。

 

例えば、騒音問題で、次のようなケースがありました。

わかりやすく、仮の部屋番号を使いましょう。

303号室の方が、上からの騒音に悩んでいました。そして、直接、苦情を言いました。

「お宅からの騒音がひどいので、ご注意いただけますか？」

 

403号室の方は、小学生の男の子がいるため、心当たりがありました。

「申し訳ありませんでした。子供に注意しておきます。」

 

ところが、しばらくしても、騒音は、おさまりません。正確には、一部、静かになった時間帯もあるのですが、やはり、ひどくうるさいときがあったのです。そして、再び、303号室の方は、403号室へ苦情を言いました。

「あの、いくらかはよくなりましたが、やはり、うるさいので、もう少しご注意いただけますか？」

 

403号室の方は、相当な注意を払っていたので、不満でしたが、子供だけの時間帯もあるので、やむをえず、謝りました。

「申し訳ありません。子供にきつく言って、改善できるようにします。」

 

しかし、やはり、相当な注意を払っているで、納得できません。そこで、理事会へ相談しました。

 

理事会の対応は、冷静、かつ、慎重でした。

まずは、303と403の双方から、詳しい話を聞きました。

すると、どうやら、一度、苦情を言ってから、多少は、改善のあることがわかりました。そして、さらに、詳しく状況を調べました。

 

いくつも質問をした中には、

303の方に対しての、「いつ、どのような音がしたのか？」 という質問と、403の方に対する、「家族全員が留守だったのは、いつか？」というものが含まれていました。

 

その結果、403の方が旅行に行っていた期間も、303には、騒音被害が生じていることがわかりました。

さらに、403の方に確認すると、403の方も、上からの騒音に悩んでいることがわかったのです。

 

ここまできて、ようやく、503の方への確認が必要だとわかりました。

 

そして、503の方へ確認すると、「子供たちが騒ぐことがあり、心配はしていたが、苦情もないので、大丈夫だろうと思っていた。」という証言が取れました。

理事会は、今回の状況を伝え、改善を求めました。そして、その後、かなりの改善を得ることができたのです。

 

このケースにおいては、普段からご近所とのコミュニケーションがとれていれば、生活リズムも知っているでしょうから、そのお宅だけが騒音元ではないことを理解できたはずです。

 

問題が発生した時、事実の確認と整理が重要ですが、それは、思いのほか、難しいとご理解頂けたでしょう。

そして、どんなに立派な建物であっても、マンションは、集合住宅であり、壁一つ隣は、よそ様のお宅であることも認識できると思います。

 

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マンション管理における話し合いのポイント　その１

 

過去、マンション管理士として、多くの相談を受けてきました。

その都度、私自身の全力を尽くし、改善や軽減、解決を目指しました。

そして、何度も、似たような場面を経験するうちに、ある種の「法則性」のようなものを感じ始めました。

それは、

「話し合いがうまくできていないのではないか？」

ということでした。

そこで、今回は、その点について、私なりの見解や参考意見をご紹介することにしました。

 

まずは、思いつきの範囲を出ませんが、とりあえず、分類をしてみましょう。

 

１．双方のコミュニケーション不足

２．関係法令、管理規約等の理解不足

３．管理の基本の理解不足

４．事前の合意事項の確認不足

 

この4点に注目することで、何らかのきっかけを得られることが増え、改善に向けた話し合いを進めることに役立つでしょう。

次回以降、それぞれの項目について、個別にご説明致します。

 

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自己紹介　その４

 

管理会社における数ヶ月間の勤務を経て、私は、活動を始めました。

しかし、誰も、私がマンション管理士であることを知りません。

管理会社に勤務するのと、実際に相談を受けるのは、かなり異なる点があります。そのため、経験値を高めるために、ウエブ上の様々なカテゴリーの相談をまとめたサイトの回答者になってみました。

 

すると、想像以上に、相談に対応することは、難しいものでした。

何度も恥をかき、的外れな回答を続けてしまいました。

それでも、続けるうちに、それなりに感触がつかめてきたらしく、お礼の言葉を頂けるようになりました。

 

そして、いよいよ、ブログを開設し、メールマガジンを創刊しました。そして、地道にPRを続けました。

ある程度の時間がかかりましたが、それなりの相談を頂けるようになりました。

ところが、回答者のひとりではなく、プロとして、見解や参考意見を伝えるようになると、さらに、相談者の要求が高まるためか、満足して頂けないことが目立ちました。

そこで、質問を頂いても、すぐには回答しないことにしました。

 

つまり、詳しい事情を確認するために、多くの質問をすることにしたのです。これによって、状況は、かなり改善しました。

少なくとも、的外れな回答をすることはなくなりました。そして、私が本気であること、親身になっていることも伝わるようになりました。

 

実際、私は、本気でした。たとえ、それが遠方からの相談で、

「無料の範囲で、お願いします。」

という相談であっても、本気で取り組みました。（これは、管理会社で指導して下さった方を見習うためでした。）

 

そのようなことを続けていると、とても喜んで頂けるようになり、ついには、「無料の範囲で」という方からも、「とても助かりました。規定の料金を支払いたい。」と、おっしゃって頂けるようになりました。

 

ここに至って、「ようやく一人前になれたかな？」という実感を持つことができました。

  

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毎年実施の雑排水管清掃に協力してくれない住戸がある

管理費の滞納がある

騒音問題がある

ペットに関する問題がある

マナー違反に関する問題がある

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駐車場の使用細則を守らない住民がいる

バルコニーでタバコを吸う住民がいる

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