マンション管理における話し合いのポイント　その５

４．事前の合意事項の確認不足

事前の合意事項には、関係法令、管理規約・使用細則等、過去の総会決議、管理の基本、事実の確認などが含まれます。

管理組合では、理事会、専門委員会、意見交換会などで、話し合いが行われます。

この時、合意事項の確認不足が原因で、議論のかみ合わないケースが目立ちます。そのまま、激論を続け、関係を悪化させてしまうと、その修復はとても難しくなります。

例えば、管理費削減のため、清掃業務を見直そうとする場合、清掃業務の仕様（回数、使用器具、作業時間、委託金額等）を決める必要があります。このとき、住民の希望を確認しておかないと、新しい仕様で清掃を開始した際に苦情につながります。つまり、いくら安くなっても、汚れが目立っては満足しないことがあるわけです。しかし、あらかじめ、希望を確認し、かなり汚れが目立ってもよいから、とにかく安くしようと合意されていれば、このような不満は発生しないはずです。

これらのことに注意することで、問題の発生を少なくすることができるでしょう。

このとき、重要なのは、将来、確認しやすいよう、可能な限り、文書などで記録を残すことです。

論点がずれますが、一般的な議事録などでは、肝心な経緯や事情の背景などが省かれてしまい、記憶が薄れてから、読み返しても、当時の事情を推し量ることができません。その結果、その当時の結論に疑問や愚かさを感じたりすることがあります。

非公式なものでもかまわないので、詳しく、具体的に、記録を残し、改善策を考えるときの参考資料としての価値が高まるよう、努めたいものです。

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※この記事は発行者の判断により構成されています。そして、あくまでも参考意見であります。法的根拠を保証するものではありません。また、実際の事例では状況により、判断が異なることが予想されます。従って、紹介事例をあてはめることは困難なケースも多いはずです。よくご検討の上、ご判断頂きますよう、お願いいたします。もし、何らかの損害を被られても一切の責任は負えません。